KVKK uyumlu PDKS: QR kodlu personel takip sistemi

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı İlke Kararı, 02.06.2026 tarihli ve 33268 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanmıştır. Karara göre mesai takibi amacıyla parmak izi, yüz tanıma, iris veya retina taraması gibi biyometrik veri işlenmesi, açık rıza bulunsa dahi ölçülülük, gereklilik ve veri minimizasyonu ilkeleri bakımından hukuka uygun kabul edilemez. Karara aykırı davranan veri sorumluları hakkında KVKK'nın 18. maddesi hükümleri uygulanır.

Kurul, biyometrik sistemler yerine daha az müdahaleci alternatifleri saymıştır: şifreli kart veya PIN tabanlı sistemler, RFID/NFC kimlik kartları, geleneksel imza ve kağıt bazlı devam çizelgeleri ile denetçi gözetiminde elle giriş. Bu alternatiflerin varlığı, biyometrik veri işlemenin zorunlu olmadığını ve ölçülülük kriterinin karşılanamayacağını göstermektedir.

QR kodlu sistem hiçbir biyometrik veri toplamaz. Doğrulama, yalnızca bir kez geçerli olan bir QR kodun okutulması ve bu hareketin GPS konumuyla eşleştirilmesiyle yapılır. Özel nitelikli kişisel veri işlenmediği için 2026/921 sayılı İlke Kararının yasakladığı kapsama girmez.

Kart ve PIN mevzuata aykırı değildir; ancak çalışanın kartını başkasının basması ya da PIN'ini paylaşması sorununu çözmez. Kayıtlar kağıt üzerinde temiz görünse de gerçekte kimin iş başında olduğu doğrulanamaz. QR kodun yalnızca bir kez geçerli olması ve konum doğrulamasıyla birlikte çalışması bu boşluğu kapatır.

Hayır. Turnike, kart okuyucu veya sabit terminal gerekmez. Çalışanlar kendi akıllı telefonlarından QR kodu okutur; sistem bulut tabanlı çalıştığı için kurulum ve donanım maliyeti doğmaz. Sabit terminal kurulamayan şantiye ve saha işlerinde de aynı şekilde kullanılır.

Konum verisi kişisel veridir; işlenmesi ölçülülük ilkesine bağlıdır. Çalışanı gün boyu izlemek, amacı aşan bir işleme olduğu için hukuka aykırı kabul edilir. Buna karşılık yalnızca giriş ve çıkış anında, kaydın beyan edilen işyerinden yapıldığını doğrulamak amacıyla konum alınması ölçülü sayılır. Güvercin İK konumu yalnızca okutma anında alır, aralarda takip yapmaz; çalışan hangi verinin ne zaman alındığını kendi ekranından görür ve aydınlatma bu kapsamda yapılır.

İki ayrı süre birlikte gözetilmelidir. 5510 sayılı Kanun'un 86. maddesi uyarınca işveren, Kurumca istenmesi hâlinde ibraz etmek üzere işyeri kayıt ve belgelerini on yıl süreyle saklamak zorundadır. Bunun yanında iş sözleşmesinden doğan ücret ve fazla mesai alacaklarında beş yıllık zamanaşımı söz konusudur; olası bir uyuşmazlıkta puantaj kaydı işverenin başlıca delilidir. Güvercin İK kayıtları silmez, dönem kapansa dahi geçmiş puantaj sorgulanabilir durumda kalır.

Olur ve pratikte belirleyicidir. Fazla çalışma iddiasını kural olarak işçi ispatlar; ancak işyerinde tutulan puantaj, giriş-çıkış ve benzeri kayıtlar bulunuyorsa bunların ibrazı işverenden beklenir. Yargıtay uygulamasında, işveren kayıt tutmuş olmasına rağmen ibraz etmezse bu durum işçi lehine değerlendirilir. Dijital ve değiştirilemez bir kayıt tutmak bu nedenle yalnız takip kolaylığı değil, ispat güvencesidir.