Her çalışanın özlük dosyası eksiksiz ve tek yerde
İş Kanunu, çalıştırdığınız her işçi için özlük dosyası tutmanızı zorunlu kılar. Güvercin İK bu dosyayı dijitale taşır: hangi belgenin eksik olduğu kendiliğinden görünür, denetimde istenen evrak saniyeler içinde ekrana gelir.
- Evraklar dolapta, e-postada ve masaüstünde dağınık; kimin dosyasında ne eksik kimse bilmiyor.
- Denetimde ya da bir dava dosyasında istenen belge aranırken saatler gidiyor.
- Belirli süreli sözleşme ve sağlık raporu gibi süreli belgelerin dolduğu fark edilmiyor.
- Her çalışanın tüm belgeleri tek dijital dosyada toplanır; arama ile saniyeler içinde bulunur.
- Zorunlu belge listesi her dosyada işaretlidir — eksik olan ilk bakışta görünür.
- Süresi dolmadan önce hatırlatma gider; yenileme takibi kimsenin aklında kalmak zorunda değildir.
Dolap yerine dijital dosya
Kimlik bilgisinden iş sözleşmesine, ücret pusulasından izin cetveline kadar her belge çalışanın kartı altında toplanır. Klasör aramak, e-posta karıştırmak yok.
- Her çalışan için tek dijital özlük dosyası
- Personel adı, belge türü veya tarihe göre arama
- Bordro ve izin belgeleri dosyaya kendiliğinden düşer
- Excel ile toplu içe aktarma — sıfırdan veri girmeyin
Eksik evrak size gelir, siz aramazsınız
Kanunen bulunması gereken evrak listesi her dosyada işaretli gelir; tamamlanmayanlar liste halinde önünüze düşer. Süreli belgeler dolmadan önce haber verilir.
- Zorunlu belge listesi her dosyada hazır ve işaretli
- Eksik evrakı olan personeller tek ekranda listelenir
- Belirli süreli sözleşme ve sağlık raporu için önceden uyarı
- İSG eğitim belgesi yenileme takibi
Kim neyi görebilir, siz seçersiniz
Özlük dosyası baştan sona kişisel veri içerir; sağlık raporu ve engellilik belgesi gibi evraklar özel nitelikli veridir. Kimin neyi görebileceğini rol bazında siz belirlersiniz.
- Rol bazlı erişim: yönetici, İK uzmanı, departman yöneticisi
- Özel nitelikli belgeler yalnızca yetkili rollere açık
- Saklama süresi dolan kayıtlar için imha takibi
- KVKK uyumlu veri işleme ve şifreli saklama
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalı?
İş Kanunu belgeleri tek tek saymaz; işçinin kimlik bilgileriyle birlikte, diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu her belge dosyada saklanır. Güvercin İK bu listeyi her dosyada hazır tutar — eksik kalanı siz aramadan önünüze getirir.
Kanunen zorunlu
Denetimde aranan çekirdek evrak- İş sözleşmesiYüklendi
- Kimlik bilgileri / nüfus kayıt örneğiYüklendi
- SGK işe giriş bildirgesiYüklendi
- KVKK aydınlatma metni ve açık rızaYüklendi
- Ücret hesap pusulalarıOtomatik
- Yıllık ücretli izin cetveliOtomatik
- İş kazası bildirim ve tutanaklarıOtomatik
- Fesih bildirimi ve işten ayrılış bildirgesiFesihte
İspat için önerilen
Zorunlu değil, uyuşmazlıkta işe yarar- Özgeçmiş ve referanslarYüklendi
- Öğrenim belgesi / diplomaYüklendi
- Askerlik durum belgesiYüklendi
- İşe giriş sağlık raporuYüklendi
- İSG eğitim katılım belgesiEksik
- Zimmet ve demirbaş teslim tutanağıEksik
Kendi verinizle görmek ister misiniz?
İK süreçlerinizi ekibimizle birlikte yönetirsiniz. Modülü işleyişinize göre kurar, sorularınızı doğrudan yanıtlarız.
Sık sorulan sorular
Özlük dosyası tutmak zorunlu mu?
Evet. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverenin çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemesini zorunlu kılar. Düzenlemeyen işveren hakkında Kanun'un 104. maddesi uyarınca idari para cezası uygulanır ve ceza her işçi için ayrı ayrı kesilir.
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalı?
Kanun belgeleri tek tek saymaz: işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu olan her türlü belge ve kayıt dosyada saklanır. Uygulamada zorunlu çekirdeği iş sözleşmesi, SGK işe giriş ve işten ayrılış bildirgeleri, kimlik bilgileri, ücret hesap pusulaları, yıllık ücretli izin cetveli, iş kazası bildirim ve tutanakları ile fesih belgeleri oluşturur. Özgeçmiş, diploma, askerlik belgesi ve zimmet tutanağı gibi evraklar zorunlu değildir ama uyuşmazlıkta ispat gücü sağlar.
Özlük dosyası dijital ortamda tutulabilir mi?
Evet. Belgelerin elektronik ortamda saklanmasına engel yoktur. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na uygun güvenli elektronik imzayla imzalanan belgeler, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Islak imza aranan belgelerin asılları ayrıca muhafaza edilmelidir.
Özlük dosyası ne kadar süre saklanmalı?
İş ilişkisi sona erdikten sonra genel kabul gören süre 10 yıldır. İş sağlığı ve güvenliği kayıtlarında süre 15 yıla, işyeri hekimince tutulan bazı maruziyet ve sağlık kayıtlarında 40 yıla kadar çıkabilir. Vergi mevzuatı yönünden asgari süre 5 yıldır. Belge türüne göre en uzun süre esas alınır.
KVKK açısından nelere dikkat etmek gerekir?
Özlük dosyası baştan sona kişisel veri içerir; sağlık raporu ve engellilik belgesi gibi evraklar özel nitelikli kişisel veridir. Verilere yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyanlar erişebilmeli, erişim yetkileri kayıt altında olmalı ve saklama süresi dolduğunda veriler silinmeli, yok edilmeli ya da anonim hale getirilmelidir.
Denetimde özlük dosyası istenirse ne olur?
İş müfettişleri, teftiş sırasında işyerine ait defter, belge ve kayıtları isteyebilir; işveren ve işveren vekilleri bu belgeleri göstermek ve incelenmesine yardımcı olmakla yükümlüdür (4857 sayılı İş Kanunu md. 92). Belgelerin ibraz edilmemesi ya da eksik tutulması idari yaptırıma bağlanmıştır. Dosyanın dijital ve aranabilir olması burada pratik fark yaratır: istenen evrak dakikalar içinde çıkar, dolap aranmaz.
İşten ayrılan çalışanın özlük dosyası ne olur?
İş ilişkisi sona erse de dosya hemen imha edilmez. Kayıtlar, olası bir uyuşmazlıkta ispat aracıdır; feshin geçerli sebebe dayandığını ispat yükü büyük ölçüde işverendedir. Bu nedenle dosya, ilgili alacaklara ilişkin zamanaşımı süreleri ve SGK mevzuatındaki saklama yükümlülükleri gözetilerek tutulur; süre dolduğunda KVKK gereği silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Çalışan kendi özlük dosyasını görebilir mi?
KVKK md. 11 uyarınca ilgili kişi, kendisiyle ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme ve verilerin düzeltilmesini isteme hakkına sahiptir. Uygulamada bu, çalışanın kendi dosyasındaki bilgilere erişebilmesi anlamına gelir. Güvercin İK'da çalışan kendi kayıtlarını kendi hesabından görür; başkasının dosyasına erişemez.
Bu sayfadaki mevzuat bilgileri genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Tutarlar ve süreler mevzuat değişiklikleriyle güncellenebilir; somut olayda uzman görüşü alın.
Diğer Güvercin İK modüllerini de keşfedin
Birlikte çalışan modülleri keşfedin, tüm İK süreçlerinizi tek platformda yönetin.